KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan Berkat anugerah-Nya kepada kita semua. Sebagian berkat itu berupa kesehatan, baik kesehatan jasmani maupun kesehatan rohani.

Bertolak dari hal diatas, maka kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini berisi materi tentang“COMPUTER BASED Information System (CBIS)”.

          Dengan makalah seperti ini pembaca akan terdorong untuk belajar, berlatih dan mencoba melangkah maju.Hal itu sesuai dengan pendidikan kita, khususnya dalam proses pembelajaran sepanjang hayati .

Segala usaha telah kami lakukan untuk menyelesaikan makalah ini. Namun, dalam usaha yang maksimal itu kami menyadari tentu masih terdapat kekurangan.Untuk itu kami mengharap kritik dan saran dari semua pihak demi penyempurnaan pada pembuatan makalah selanjutnya.

                                                                                                Manado, 2014

                                                                                                  Penulis

  

COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEMS(CBIS)

PENGERTIAN CBIS/ Computer Based Information System.

SISTEM INFORMASI Berbasis Komputer atau Computer Based informasi sistem (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah :

1.      Data

2.      Informasi

3.      Sistem

4.      Sistem informasi

5.      Basis computer

Data.

Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Definisi data menurut para Ahli sebagai contoh;

Data Merupakan kenyataan yang menggambarkansuatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.” (Jogyanto, Analisis dan desain Sistem Informasi;8 ).

Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan oleh pengambil keputusan, untuk lebih meeyakinkan bahwa data tidak dapat terlepas dari dari informasi dapat dilihat dari definisi mengenai informasi.

Informasi.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Menurut Jogiyanto dalam buku ‘Analisis dan desain sistem informasi’

“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” . (Jogiyanto,2005; 8).

Sistem.

Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.(Jogiyanto,2005,1).

Sistem informasi.

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :

v  Blok masukan(imput)

Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, imput yang di maksudkan berfungsi sebagai metode-metode dan media untuk menangkap data yang di masukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen atau File tertentu.

v  Blok model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data imput dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan.

v  Blok keluaran (Output)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajement dan untuk semua pengguna sistem.

v  Blok teknologi

Teknologi merupakan alat yang di gunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi  terdiri dari 3 bagian utama yaitu:

Perangkat lunak (software)

Perangkat keras (hardware)

Teknisi.

v  Blok basis data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan didalam perangkat keras computer, basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan paket perangkat lunak yang disebut database manajement sistem(DBMS)

v  Blok kendali

Beberapa pengendalian perl dirancang dan di terapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa di cegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung di atasi.

Basis computer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

v  MODEL CBIS/Computer Based Information System

Jenis-jenis model CBIC di bagi menjadi 3 bagian seperti;

- Model Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

- Model Naratif adalah menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.

- Model Grafik adalah menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

- Model matematika adalah sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling)

 saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya yaitu ketelitian dalam menjelaskan

hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

        Kegunaan Model :

- Mempermudah Pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan

hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

- Mempermudah Komunikasi

Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

- Memperkirakan Masa Depan

Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan

 yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

v  SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah      data perusahaan Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem inI merupakan keharusan.

Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi  pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan.

SIA menyediakan Database bagi sistem informasi lain.

SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan,

meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:

• Pengumpulan data

• Manipulasi data

• Penyimpanan data

• Menyediakan dokumen

Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:
• Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan      transaksi.
• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
• Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
• Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.

Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
  Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.

Peran SIA Dalam CBIS

• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

v  SISTEM INFORMASI MANAJEMENT (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya.

Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain.

SIM merupakan dasar dari terbentuknya sisteminformasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS).

Software Pembuat Laporan

Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya.

 Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.

Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.

• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk   data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.

Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu.

Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.

Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika;
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
• Menyimpulkan dengan cepat
• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
• Meramalkan suatu kejadian.
• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:
• Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
• Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
• Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel.
• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan.
• Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel.

v  SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.Keputusan terbagi menjadi:

1.Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.

2.Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk   menanganinya karena belum pernah

terjadi sebelumnya. Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:

3.Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.

4.Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

5.Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.

6.Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

Jenis DSS

 Decision Support Systems (DSS) atau system pendukung keputusan adalah serangkaian kelas tertentu dari system informasi terkomputerisasi yang mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan organisasi.Suatu DSS yang dirancang dengan benar adalah suatu system berbasis perangkat lunak interaktif yang dimaksudkan untuk membantu para pengambil keputusan mengkompilasi informasi yang berguna dari data mentah, dokumen, pengetahuan pribadi, dan/atau model bisnis untuk mengidentifikasikan dan memecahkan berbagai masalah dan mengambil keputusan.

Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.

• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.

• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.

• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan.     Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.

• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.

• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.

Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.

Tujuan DSS

• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.

• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.

• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

AUTOMASI KANTOR (OA)/VIRTUALL OFFICE

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:

1.Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

2.Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

3.Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4.Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan OA;

Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan pegawaiyang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

Contoh aplikasi OA

Word Processing

E-Mail

Voice Mail

Imaging

Desktop Publishing

v  SISTEM PAKAR (ES)/ knowledge based system

Membahas masalah sumberdaya alam (natural resources),mulai dari perkembangan teknologinya sampai kepada bagaimana cara pengelolaannya merupakan hal yang terus mendapat perhatian di negara kita. Potret buram tentang banyaknya bencana alam yang terjadi di negeri kita, seperti banjir, gempa bumi serta tanah longsor yang terjadi di berbagai daerah yang menelan banyak korban jiwa manusia dan harta benda serta bencana alam lainnya telah banyak terjadi. Dari potret tersebut mencerminkan  belum optimalnya kita sebagai bangsa dalam mengelola sumberdaya alam.

ditegaskan lagi pada tahun 1961 oleh suatu tulisan Marvin Minsky dari MIT tentang “Steps towards AI“. Semenjak itu istilah AI menjadi semakin populer, dan kemajuan bidang ini mencapai puncaknya dengan munculnya pengetahuan tentang Sistem Pakar.

Di dalam perspektif ilmu pengetahuan dan teknologi, sistem cerdas merupakan bagian dari bidang inteligensia semu (Artificial Intelligence/AI).Istilah expert system berasal dari knowledge-based expert system (sistim cerdas berbasis pengetahuan),

dimana suatu sistem yang menggunakan pengetahuan manusia (human knowledge) yang dimasukkan ke dalam komputer untuk memecahkan masalah yang umumnya memerlukan keahlian seorang pakar/expert. Atau dapat juga dikatakan, sebuah program komputer yang menggunakan pengetahuan dan teknik inferensi (pengambilan kesimpulan) untuk memecahkan persoalan seperti yang dilakukan oleh seorang pakar.

definisi pengetahuan (knowledge) menurutWebster’s New World Dictionary of the American Language: persepsi tentang sesuatu yang jelas dan tentu, semua yang telah dirasakan dan diterima oleh otak, serta merupakan informasi terorganisasi yang dapat diterapkan untuk penyelesaian masalah.

Penggunaan Knowledge-based expert system (sistem pakar berbasis pengetahuan) ini tidak menjamin solusi yang lebih akurat,tetapi paling tidak mampu menghasilkan keputusan-keputusan yang didasari informasi relatif lebih banyak/terstruktur. Sesuai dengan namanya, suatu “Sistem Pakar” akan sangat tergantung pada pengetahuan (knowledge) yang didapat dari pakar yang menyumbangkan keahlian dan pengalamannya.

Biasanya suatu “sistem cerdas” “dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
(1). Basis pengetahuan (knowledge-base): berisi pengetahuan yang spesifik mengenai domain tertentuyang mana basis pengetahuan ini dapat diperbaharui sesuai dengan tingkat kemampuan seorang expert terhadap pemecahan suatu masalah,
(2).  Mesin inferensi (Inference Engine) : sustu program yang bertugas mengolah data masukan sesuai pengetahuan dalam basis pengetahuan, menurut kaidah-kaidah tertentu.
(3).  Bagian kendali/user interface : bagian yang berkomunikasi langsung dengan pengguna (user) sistem. Ada 2 (dua) macam mesin inferensi, yaitu yang bersifat pasti (deterministik) dan kemungkinan (probabilistik). 

Gambar, struktur dari sistem cerdas (Expert system)

Kelebihan dan Kekurangan Expert System

Sistem pakar sekarang banyak digunakan baik pada aplikasi bisnis maupun apikasi lainnya.Aplikasi sistem pakar di dalam pengelolaan sumberdaya alam masih relatif baru dan merupakan pendekatan alternatif yang dapat digunakan untuk penyelesaian masalah-masalah di dalam pengembangan teknologi pengelolaan sumberdaya alam. Hal ini karena sistem pakar memberikan banyak kelebihan. Akan tetapi perlu juga diketahui bahwa seperti halnya sistem yang lainnya, selain memberikan banyak kelebihan, sistem pakar juga mempunyai beberapa kelemahan.

Kelebihan-kelebihan dari sistem pakar secara umum adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pengambilan keputusan yang lebih baik. Karena sistem pakar memberikan jawaban yang konsisten dan logis dari waktu ke waktu. Jawaban yang diberikan logis karena alasa logiknya dapat diberikan oleh sistem pakar dalam proses konsultasi.

2. Memberikan solusi tepat waktu. Kadang kala seorang manajer membutuhkan jawaban dari pakar, tetapi pakar yang dibutuhkan tidak berada ditempat, sehingga keputusan menjadi terlambat. Dengan sistem pakar, jawaban yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan selalu tersedia setiap saat dibutuhkan.

3. Menyimpan pengetahuan di organisasi. Pengetahuan pakar merupakan hal yang penting dan kadang kala pengetahuan iniakan hilang jika pakar keluar atau telah pensiun dari perusahaan. Dengan sistem pakar, pengetahuan dari pakar dapat disimpan di sistem pakar dan tersedia terus selama dibutuhkan.

Kekurangan-kekurangan dari sistem pakar adalah sebagai berikut:

1. Sistem pakar hanya dapat menangani pengetahuan yang konsisten. Sistem pakar dirancang dengan aturan-aturan yang hasilnya sudah pasti dan konsisten sesuai dengan alur di diagram pohonnya. Untuk pengetahuan yang cepat berubah-rubah dari waktu ke waktu, maka knowledge base di sistem pakar harus selalu diubah (perbarui-red), yang tentu cukup merepotkan.

2. Sistem pakar tidak dapat menangani hal yang bersifat judgement. Sistem pakar memberikan hasil yang pasti, sehingga keputusan akhir pengambilan keputusan jika melibatkan kebijaksaaan dan institusi masih tetap di tangan manajemen.

3. Format knowledge base sistem pakar terbatas. Knowledge base pada sistem pakar berisi aturan-aturan (rules) yang ditulis dalam bentuk statemen if-then.

Pengembangan Sistem Pakar

Pengembangan sistem pakar melibatkan 4 (empat)  pihak yaitu analis sistem, knowledge engineer, pakar dan pemakai sistem (users). Keempat pihak ini akan terlibat dalam tahapan pengembangan sistemnya sebagai berikut:

(a).Studi awal. Bertujuan untuk mempelajari domain dari permasalahannya dan kelayakannya apakah dapat dibuatkan sistem pakarnya atau tidak. Studi ini dilakukan oleh analis sistem.

(b).Pemilihan perangkat lunak yang akan digunakan, apakah akan membangun sendiri inference-engine atau menggunakan ES shell. Tahap ini dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan pemakai sistem.

(c). Pemilihan pakar.

(d).Pengambilan pengetahuan. Tahap pengambilan pengetahuan (knowledge acquisition)dilakukan ole analis sistem bersama-sama dengan knowledge engineer dan pemakai sistem.

(d). Membangun sistem pakar. Membangun sistem pakar melibatkan ke empat pihak  dengan  langkah-langkah sebagai berikut:

 - mengidentifikasi sasaran (goal).

 - mengidentifikasi atribut item-item dan nilai-nilainya.

 - menderivasi aturan-aturan.

 - membuat prototip.

(e). Menguji sistem

(f). Mengimplementasikan sistem

(g). Mengoperasikan sistem

(h). Merawat sistem (maintenance)

tem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.

Karakteristik Sistem Pakar

• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.

• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.

• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).

• Memecahkan masalah dengan penalaran.

• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.

v CONTOH KASUS FAKTUAL

Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang retail, yaitu Carrefour, fredom, dan lain sebagainya, sudah pasti menggunakan CBIS dalam menjalankan usahanya. Karena bidang usaha retail yang mempunyai pelanggan dalam jumlah besar bahkan sudah mempunyai cabang yang banyak maka, dalam kegiatan operasionalnya sudah pasti berbasis komputer.

Perusahaan retail ini menjual berbagai macam kebutuhan, mulai dari kebutuhan pokok sampai perlengkapan rumah tangga, mungkin sampai ribuan item/jumlah produk dengan kuantitas yang besar dan total omset yang pasti besar juga. Untuk itu diperlukan sistem manajemen yang baik agar kinerja perusahaan dapat di capai secara efisien dan efektif.

Agar tujuan dari perusahaan tercapai, maka manajer harus membuat sistem manajemen baik. Manajemen memerlukan informasi yang cepat, tepat, akurat dan dapat dipercaya/dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer (CBIS) merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat.

Sistem terkomputerisasi di mulai sejak dari Perusahaan memesan (order) barang. Untu memesan barang dari pemasok, sekarang sudah menggunakan email yang langsung di tujukan ke bagian penjualan dari pemasok. Tahap selanjutnya perusahaan menerima barang pesanan, maka barang tersebut di input ke dalam program komputer (input kode barang, jenis barang, jumlah, harga, dan lain-lain).

Pada waktu pelanggan datang dan melakukan pembayaran maka kasir segera meng-scan barcode setiap barang yang dibeli, setelah itu dengan cepat, kasir langsung mengetahui jumlah harga yang harus dibayar oleh pelanggan.

            Dari kasus factual diatas maka, bisa disimpulkan keunggulan perusahaan yang menggunakan CBIS dan dampak perusahaan yang mengabaikan CBIS, antara lain:

Keunggulan Perusahaan yang menggunakan CBIS

-     Lebih cepat dan teliti dalam melayani pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan dapat terpenuhi.

-     Manajer dapat memperoleh informasi Real-Time mengenai jumlah penjualan, total omset, gross profit sehingga dapat mempermudah manajer untuk pengambilan keputusan.

-     Perusahaan dapat mengetahui keadaan stock barang Real-Time sehingga perusahaan dapat cepat mengorder ke pemasok.

Dampak Perusahaan Mengabaikan CBIS

-     Untuk pemesanan barang ke pemasok, masih melalui telepon atau datang langsung ke pemasok

-     Dalam melayani pelanggan, masih menggunakan sistem hitung manual yang kecepatan dan ketepatannya tidak sebanding dengan menggunakan CBIS.

-     Untuk mengetahui stock barang harus menghitung dahulu satu per satu stock yang ada digudang, yang pasti membutuhkan waktu yang lama.

-     Di dalam proses untuk mengambil keputusan pun dari pihak manajemen akan mengalami kendala.

Kesimpulan

Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi di dalam pengelolaan sumber daya alam, khususnya di negara kita. Maka tidak ada pilihan lain kita harus segera menguasai dan mengembangkan teknologi yang mampu memberikan solusi nyata. Teknologi berbasis pengetahuan (knowledge-based expert system) dengan berbagai kehandalannya merupakan suatu terobosan baru yang mampu memberi nilai tambah di dalam pengelolaan sumber daya alam secara lebih baik.

Dampak dari kemajuan teknologi komputer yang mampu menggantikan tugas manusia di era intelijensi ini tidak akan mengurangi lapangan pekerjaan, bahkan sebaliknya akan membuka lapangan kerja baru yang lebih efisien. Bermimpi tentang kehebatan teknologi expert systemsudah waktunya dihentikan, sekarang mimpi itu harus segera diwujudkan dengan melakukan kajian-kajian di dalam pengembangan teknologi ini sebagai suatu paradigma baru di dalam pengelolaan sumberdaya alam di Indonesia.